7 Erros mais comuns com a gestão de estoque e como resolvê-los

7 Erros mais comuns com a gestão de estoque e como resolvê-los

Gerenciar estoque de uma loja é sempre um desafio, não importa quão grande ou pequena seja a empresa. Um erro na gestão dos estoques pode levar a situações críticas e que podem causar grandes impactos financeiros até no fechamento da uma loja!

Por exemplo: se você falha em perceber que determinado item ainda está no estoque, e faz uma nova compra, quando esse produto chega, ele não tem espaço para armazenamento. Além disso, você terá um número maior de itens para escoar, o que pode ressoar em seu faturamento.

Uma situação simples como essa pode resultar em dinheiro parado, e ainda adicionar custos extras para a organização do problema.

Quais são os erros mais comuns na gestão de estoque?

Nós reunimos os 7 principais erros de gerenciamento de estoques e as possíveis soluções para que a sua loja não enfrente esses problemas. Confira:

Erro 1: Não registrar as entradas e saídas

Imagine não saber qual é a quantidade exata de itens disponíveis em sua loja, ou se há necessidade de reposição dos produtos.

Bom, é isso que acontece quando você não faz o controle de tudo que entra e sai do seu estoque.

Aliás, quando você não sabe quais e quantos itens transitam em seu estoque, você não consegue medir a eficiência das vendas em determinados períodos, nem antecipar a quantidade de itens em pedidos futuros.

A solução:

Tenha um sistema para registrar tudo o que entra e sai da sua loja, fazendo o controle, inclusive, dos itens de trocas e devolução.

Erro 2: Não acompanhar o giro dos produtos

Para quem não sabe, o giro dos produtos é o tempo médio em que determinado item permanece dentro do estoque até que seja necessário fazer sua reposição. Por exemplo, uma mercadoria de giro alto é aquela que tem um número de saída grande e consequentemente, a frequência de entregas é alta. Já os “itens encalhados” são os de baixo giro.

Quando você faz o acompanhamento do giro dos produtos, você sabe quais são os períodos corretos para acionar o fornecedor para a reposição de mercadorias.

Além disso, esse acompanhamento permite você entender quais sãos os itens mais buscados por clientes. A partir disso, você vai saber quais são os seus carros-chefes de vendas e qual é a melhor precificação dessas mercadorias.

A solução:

O registro de entradas e saídas, que mencionamos no item anterior, com um controle rigoroso das quantidades de dias que cada item permanece no estoque antes de ser vendido vai ajudar você a entender o giro dos produtos.

Além disso, você pode fazer a curva ABC de estoque, que é uma ferramenta muito simples para entender quais são os produtos mais estratégicos para o seu negócio.

Erro 3: Deixar faltar um item, ou ter excesso de produtos no estoque

Como já mencionamos, quando você não faz o controle correto das movimentações de entrada e saída dos produtos, você corre o risco de ter faltas ou excessos de mercadorias em seu estoque.

É como uma reação em cadeia: não registrar entradas e saídas leva a falta de acompanhamento do giro, o que faz com que o setor de compras não tenha informações precisas a respeito do que é preciso repor, o que pode gerar faltas ou excessos. Tudo isso compromete as vendas da sua loja.

A solução:

Quando você resolve os problemas do controle de entradas e saídas e do giro dos materiais, por consequência, o índice de faltas e excessos de mercadorias acaba reduzindo.

Erro 4: Não fazer inventário de materiais

Fazer o inventário significa contar todos os itens que estão em estoque, e comparar as quantidades reais com os dados disponíveis nos registros dos controles. Sem o inventário, você pode acabar confiando apenas nas suas anotações, e acabar com informações incorretas e desatualizadas.

A solução:

O inventário deve ser feito de maneira frequente para garantir que os números repassadas ao setor de compras são verdadeiros, e que não haverá quebra de estoque. A dica é que você faça um inventário periódico contemplando grupos de itens, e um balanço geral anual.

Erro 5 – Ter uma base de cadastro de itens sem padrão

O maior problema de você não registrar suas mercadorias utilizando um padrão, é que você corre o risco de ter um mesmo item cadastrado várias vezes com códigos e descrições diferentes. Além disso, você terá um tempo muito maior para encontrar suas mercadorias, porque você raramente saberá com qual nome ela foi registrada.

A solução:

Defina uma forma padrão para a criação de código e descrições, e tenha um único código e descrição para cada tipo de item. Um sistema de controle de estoque automatizado também pode solucionar esse erro, uma vez que as chances de erros são maiores quando o cadastro é manual.

Erro 6 – Fazer a gestão de estoque manualmente

Independente do tamanho da sua loja, o volume de dados gerados na organização de um estoque é grande e merece atenção. Quando você faz o acompanhamento e controle das informações de forma manual, acaba demorando um maior tempo na tarefa, e ainda corre o risco de registrar muitos erros.

A solução:

Invista em tecnologia. Existem vários softwares no mercado que vão auxiliar a gestão de estoque da sua loja, economizando o seu tempo e o da sua equipe.

Erro 7: Não fiscalizar as entregas

Na correria do dia a dia, muitos lojistas assinam o recibo de entrega apenas para se livrar daquela pendência, e só vão fazer a conferência dos itens em outro momento. Quando você faz isso, corre o risco de receber itens incorretos ou em mau estado.

A solução:

Faça conferências, especialmente se o seu fornecedor for novo. Com o tempo, você já terá desenvolvido um senso de confiança, mas as primeiras inspeções são importantes.

Dica importante

Na internet é possível encontrar sistemas que podem te ajudar nessa missão, assim como o Bling!, que você pode testar gratuitamente e possui planos a partir de R$ 25,00. E se você não quiser usar sistemas, tente ao menos registrar tudo em uma planilha de excel. Essas ações vão ajudar você a ter um controle maior tanto do seu estoque quanto saber o momento certo de promover uma ação de venda e realizar novas reposições com os seus fornecedores.

Agora é com você!

Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns com a gestão de estoque e como resolvê-los, é hora de organizar o armazenamento da sua loja.

Você gostou do post? Ficou com alguma dúvida? Deixe o seu comentário!

 

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